Politique de confidentialité

TABLE DES MATIERES :

1. Objectif et champ d’application de la Politique
2. Responsable de Traitement
3. Pourquoi collectons-nous vos Données à caractère personnel et comment ?
4. Quelles Données à caractère personnel collectons-nous et comment ?
5. Cookies
6. Partageons-nous vos Données à caractère personnel ?
7. Vos Données à caractère personnel sont-elles transférées vers des pays Tiers ?
8. Combien de temps conservons-nous vos Données à caractère personnel ?
9. Comment garantissons-nous la sécurité de vos Données à caractère personnel ?
10. Quels sont vos droits ?
11. Mise à jour de la présente Politique

 

CHARTE DE CONFIDENTIALITE

1. Objectif et champ d’application de la Politique

La société Ekstend group (ci-après, « la Société » ou « Ekstend Group ») accorde la plus grande importance et le plus grand soin à la protection de la vie privée et des Données à caractère personnel, ainsi qu’au respect des dispositions de la Législation applicable.

Le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du Traitement des Données à caractère personnel et à la libre circulation de ces Données (ci-après « RGPD ») affirme que les Données à caractère personnel doivent être traitées de façon licite, loyale, et transparente. Ainsi, cette politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour objectif de vous fournir une information simple, claire sur les Traitements de Données à caractère personnel vous concernant, dans le cadre de votre navigation et des opérations réalisées sur notre site Internet.

2. Responsable de Traitement

Dans le cadre de votre activité sur le site https://www.ekstend.io/ (ci-après « le site ») nous collectons et utilisons, des Données à caractère personnel en lien avec vous, personnes physiques (ci-après « Personne concernée »).

Pour l’ensemble des Traitements, la Société Ekstend group SASU (419 639 034 RCS Marseille) – 396 rue Paradis – 13008 Marseille – France (ci-après « EKSTEND Group »), détermine les moyens et les finalités du Traitement. Ainsi, nous agissons en tant que Responsable de Traitement, au sens du RGPD.

3. Pourquoi collectons-nous vos Données à caractère personnel et comment ?

Dans le cadre de votre activité et des services proposés sur le site, vos Données sont traitées pour les finalités suivantes :

• Dans le cadre de l’exécution du contrat ou des mesures précontractuelle pour la gestion des questions et demandes de contact, gestion de votre candidature dans le cadre du recrutement, mais également pour la gestion des clients et des contrats qui nous unissent et la gestion des prestataires et des contrats qui nous unissent ;
• Sur la base de votre consentement pour notre promotion (prospection commerciale), gestion de la newsletter, gestion des cookies nécessitant votre consentement ;
• Sur la base de l’intérêt légitime pour l’établissement de statistiques d’amélioration des produits et service, réalisation d’enquêtes de satisfaction et sondages, gestion du précontentieux et du contentieux ;
• Dans le cadre des obligations légales et règlementaires auxquelles EKSTEND Group est soumis, vos Données peuvent encore être traitées pour les finalités suivantes : lutte contre la Fraude, lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du Terrorisme, tenue de la comptabilité générale et auxiliaire

 

4. Quelles Données à caractère personnel collectons-nous et comment ?

En utilisant notre site internet et dans le cadre des finalités ci-avant exposées, vous nous transmettez un certain nombre d’informations à votre sujet dont certaines sont de nature à vous identifier (« Données à caractère personnel »). C’est le cas lorsque vous naviguez sur notre site, lorsque vous remplissez des formulaires en ligne de contact, de candidature ou d’inscription à notre newsletter.

La nature et la qualité des Données à caractère personnel collectées à votre sujet varient selon les relations que vous entreprenez avec EKSTEND Group dont les principales sont :

• les données d’identification (noms, prénoms, dates de naissance, etc.),
• les données de contact (adresses email, coordonnées postales, numéros de téléphone, etc.),
• des données de vie professionnelle (nom de l’entreprise, fonction dans l’entreprise etc.),
• des données relatives aux centres d’intérêts ainsi que des données relatives aux diplômes et expériences des candidats à l’emploi,
• des informations relatives à votre navigation lorsque vous naviguez sur notre site web, par conséquent, certaines informations relatives à votre navigation sont collectées, votre adresse IP à des fins de maintenance et de statistiques,
• des données recueillies auprès des Tiers : les Données à caractère personnel que vous avez accepté de partager avec nous ou sur les réseaux sociaux accessibles au public et/ou que nous pourrions collecter à partir d’autres bases des Données accessibles au public.

Ces données peuvent en outre être enrichies avec des informations vous concernant, à savoir des informations collectées (i) lors de vos échanges avec vous, qu’ils soient écrits, téléphoniques ou qu’il s’agisse d’entretiens physiques et (ii) depuis les réseaux sociaux professionnel ou depuis toute source d’information publique, lorsque ces informations sont utiles dans la gestion de notre relation.

Les informations collectées par la Société et qui sont indispensables pour répondre aux finalités précitées sont identifiées par un astérisque sur les formulaires de collecte. Si vous ne renseignez pas ces champs obligatoires, la Société pourrait ne pas être en mesure d’assurer le service concerné.

Vos données sont collectées directement par la Société ou peuvent nous avoir été transmises par nos partenaires commerciaux (en particulier, les cabinets de recrutement).

5. Cookies

Un cookie est un petit fichier stocké sur votre ordinateur qui permet le passage d’une page Internet à une autre en conservant vos paramètres de navigation.

Pour son fonctionnement, certaines fonctionnalités de son site et l’optimisation de ses services, la société EKSTEND Group utilise des cookies.

Pour tout savoir sur la gestion des cookies, voir la Politique en matière de Cookies.

6. Partageons-nous vos Données à caractère personnel ?

Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données. La société applique une politique d’habilitation stricte qui permet que les données qu’elle traite ne soient transmises qu’aux seules personnes autorisées à y avoir accès.

Dans ce cadre, vos données personnelles sont principalement communiquées/accessibles à la Direction des Systèmes d’information, à la Direction Financière, à la Direction Juridique et à la Direction des Ressources humaines de la Société.

Elles sont par ailleurs en outre transmises pour certaines tâches liées aux finalités, et dans la limite de leurs missions et habilitations respectives, aux destinataires suivants :

• Entités de Ekstend Group dans le cadre d’une externalisation d’activité à une autre entité du groupe ;
• Prestataires et sous-traitants auxquels nous faisons appel pour réaliser un ensemble d’opérations et tâches, en notre nom notamment :
  • Teamtailor éditeur de la solution logiciel pour le recrutement
  • Gandhi pour l’hébergement des données (serveur situé en France)
• Partenaires commerciaux uniquement lorsque vous y avez expressément consenti par l’intermédiaire d’une case à cocher présente sur nos formulaires de collecte des Données ;
• Autorités publiques dûment habilitées (judiciaires, de contrôle…), dans le cadre de nos obligations légales et règlementaires ;
• Professions réglementées (avocats, huissiers, etc…) qui peuvent intervenir dans le cadre de la mise en œuvre des garanties, du recouvrement ou du contentieux ;

Lorsque vos Données sont communiquées à nos prestataires et sous-traitants, il leur est également, conformément à notre politique de gestion de la sous-traitance, demandé de ne pas utiliser les Données pour des finalités autres que celles initialement prévues. Nous mettons tout en œuvre pour nous assurer que ces Tiers préservent la confidentialité et la sécurité de vos Données. Dans tout le cas, seules les Données nécessaires sont fournies.

Nous ne vendons pas vos Données.

Vous pouvez nous contacter pour obtenir de plus amples informations sur ces sujets ainsi qu’une copie des documents pertinents.

7. Vos Données à caractère personnel sont-elles transférées vers des pays Tiers ?

La société EKSTEND Group s’efforce de conserver les Données à caractère personnel en France, ou du moins au sein de l’Espace Économique Européen (EEE).

Toutefois, il est possible que les Données que nous recueillons lorsque vous utilisez notre site soient transférées dans d’autres pays en dehors de l’Espace Economique Européen.

En cas de Transfert de ce type, nous garantissons que celui-ci soit effectué vers un pays assurant un niveau de protection adéquat, c’est-à-dire un niveau de protection équivalent à ce que les Réglementations européennes exigent.

Si certains tiers sont localisés dans des pays dont la réglementation n’offre pas nécessairement le même niveau de protection que celui des Etats membres de l’Union Européenne, nous nous assurerons que ces transferts sont réalisés conformément aux dispositions imposées par la réglementation française (telle que la mise en place des clauses contractuelles adoptées par la Commission Européenne).

Vous pouvez nous contacter pour obtenir de plus amples informations sur ces sujets ainsi qu’une copie des documents pertinents.

8. Combien de temps conservons-nous vos Données à caractère personnel ?

Nous conservons vos données conformément à la réglementation relative à la protection des données et selon les durées des prescriptions légales conformément au référentiel de données de la société.

Les durées de conservation varient en fonction de plusieurs facteurs, tels que :

• Les besoins des activités de la Société ;
• Les exigences contractuelles ;
• Les obligations légales ;
• Les recommandations des autorités de contrôle.

 

Par exemple, les durées de conservation de vos Données sont les suivantes :

• Les données afférentes à la prospection commerciale sont conservées pendant trois ans à compter du dernier contact commercial ;
• Les données afférentes à la gestion des contrats sont conservées pour la durée de la relation contractuelle augmentée de la prescription (en général, la prescription est de 5 ans)
• Les données relatives à la gestion du recrutement sont conservées pour une durée de 24 mois.

Vous pouvez nous contacter pour obtenir de plus amples informations sur ces sujets ainsi qu’une copie des documents pertinents.

9. Comment garantissons-nous la sécurité de vos Données à caractère personnel ?

La société EKSTEND Group s’engage à protéger les Données à caractère personnel que nous collectons, ou ce que nous traitons, contre une perte, une destruction, altération, accès ou divulgation non autorisée.

Ainsi, nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées, selon la nature des Données et des risques que leur Traitement comporte. Ces mesures doivent permettre de préserver la sécurité et la confidentialité de vos Données à caractère personnel. Elles peuvent comprendre des pratiques telles que des accès limités aux Données à caractère personnel par des personnes habilitées, en raison de leurs fonctions, une pseudonymisation ou encore un chiffrement.

De plus, nos pratiques et nos politiques et/ou des mesures de sécurité physiques et/ou logiques (accès sécurisé, procédé d’authentification, copie de sauvegarde, logiciel, etc) sont régulièrement vérifiées et mises à jour si nécessaire.

10. Quels sont vos droits ?

Le RGPD met à la disposition des Personnes concernées des droits qu’elles peuvent exercer. Ainsi sont prévus :

a- Droit à l’information : Vous avez le droit d’avoir une information claire, précise et complète sur l’utilisation des Données à caractère personnel par la société EKSTEND Group. Toute primo collecte, s’accompagne d’une information sur : le responsable du traitement et les objectifs du recueil de ces données (finalités) ; la base juridique du traitement de données ; le caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données pour la gestion de votre demande et le rappel des catégories de données traitées ; la source des données (lorsque d’autres données que celles fournies via le service en ligne sont utilisées pour le traitement de votre demande) ; les catégories de personnes concernées ; les destinataires des données (uniquement la CNIL en principe, sauf précision lorsqu’une transmission à un tiers est nécessaire) ; la durée de conservation des données ; les mesures de sécurité (description générale) ; l’existence éventuelle de transferts de données hors de l’Union européenne ou de prises de décision automatisées ; vos droits Informatique et Libertés et la façon de les exercer auprès de la CNIL.

b- Droit d’accès : Vous avez le droit d’obtenir une copie des Données à caractère personnel vous concernant.

c- Droit de rectification : Vous avez le droit de faire rectifier les Données à caractère personnel si elles sont inexactes ou obsolètes et/ou de les compléter si elles sont incomplètes.

d- Droit de suppression : Vous avez le droit de demander la suppression de vos données personnelles à moins que la société EKSTEND Group ait un intérêt légitime à les conserver. En cas de demande de suppression de vos données, la Société pourra en effet légitimement les conserver sous forme d’archivage intermédiaire, et ce pour la durée nécessaire à la satisfaction de ses obligations légales, comptables et fiscales.

e- Droit d’opposition : Vous avez le droit de demander à exercer votre droit d’opposition pour des raisons tenant à votre situation particulière.

f- Droit de retirer son Consentement : Vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement des données vous concernant, à tout moment, lorsque le traitement requiert votre consentement.

g- Droit à la limitation du Traitement : Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données personnelles, (i) si vous contestez l’exactitude de vos données pendant la durée nous permettant de vérifier l’exactitude de ces dernières, (ii) si vous considérez que nous traitons illicitement vos données et que vous exigez une limitation de leur utilisation plutôt qu’un effacement, (iii) si nous n’avons plus besoin de vos données au regard des finalités visées ci-dessus mais que celles-ci sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de vos droits en justice, (iv) en cas d’exercice de votre droit d’opposition pendant la durée de vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes que nous poursuivons prévalent sur les vôtres.

h- Droit à la portabilité des Données : Vous avez le droit d’exercer votre droit à la portabilité des données, ce qui vous donne le droit d’obtenir une copie de vos données ou de les transférer à un tiers dans un format structuré et couramment utilisé et lisible par une machine.

i- Droit de ne pas faire l’objet d’une décision automatisée : Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé et produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière significative sauf à exercer les garanties supplémentaires offertes en la matière.

j- Droit de définir des directives post-mortem : Vous disposez également du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de vos données à caractère personnel post-mortem.

A cette fin, la société EKSTEND Group a mis en œuvre une procédure de gestion des droits des Personnes conformes aux exigences de la Législation applicable. Cette procédure établit :

• Les standards à respecter pour assurer l’information transparente des Personnes concernées;
• Les exigences légales qui doivent être respectées ;
• Les moyens autorisés pour présenter une demande pour chaque droit, selon la catégorie de Personnes concernées ;
• Les processus opérationnels pour traiter ces demandes conformément aux exigences susmentionnées ;
• Les parties impliquées dans ces processus, leurs rôles et responsabilités.

Ces droits peuvent être exercés, à tout moment, par email à l’adresse privacy@ekstend.io et par voie postale à l’adresse postale suivante : Ekstend group – Privacy – 396 rue Paradis – 13008 Marseille France.

Lorsque vous nous transmettez une demande d’exercice de Droit, il vous est demandé de préciser autant que possible le périmètre de la demande, le type de droit exercé, le Traitement de Données à caractère personnel concerné, et tout autre élément utile, afin de faciliter l’examen de votre demande. En outre, en cas de doute raisonnable, il peut vous être demandé de justifier de votre identité.

Vous disposez également du droit de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07, de toute réclamation se rapportant à la manière dont la société EKSTEND Group collecte et traite vos données.

11. Mise à jour de la présente Politique

La présente Politique peut régulièrement être mise à jour afin de tenir compte des évolutions de la Réglementation relative aux Données à caractère personnel.

Date de dernière mise à jour 08/11/2022